Как руководителю защититься от претензий ФНС в 2024 году

Причины предъявления претензий со стороны ФНС

Налоговые органы часто пытаются привлечь руководителей компаний к ответственности, включая уголовную. Это происходит, если имущество компании недостаточно для погашения налоговых доначислений. Судебные иски поддерживаются, если ФНС доказывает, что директор умышленно заключил сделки для уклонения от налогов.

Типичные ситуации, которые вызывают претензии налоговых органов:

Чтобы избежать претензий, важно проявлять должную осмотрительность при выборе контрагентов, не допускать налоговых схем и вовремя платить налоги. В спорных ситуациях ФНС должна доказать умысел и отсутствие деловой цели в действиях руководства. Если нарушения произошли неумышленно, ответственность ограничивается штрафами.

Роль учредителей в предъявлении претензий

Учредители организаций также могут предъявлять претензии к директорам. Они могут считать, что директор намеренно применял незаконные схемы налоговой оптимизации. 

Например, если директор заключал сделки с фиктивными контрагентами для завышения расходов и вычетов по НДС. Или искусственно "дробил" бизнес между несколькими юрлицами для применения специальных налоговых режимов.

Кроме того, учредители вправе привлечь директора к ответственности за невыгодные сделки, которые привели к убыткам компании. Например, если директор продал имущество компании по заниженной цене или выдал себе премию без согласия учредителей. В таких случаях учредитель может подать иск о возмещении причиненного ущерба.

В свою очередь, директор должен доказать, что действовал добросовестно и разумно в интересах компании. Для этого важно документально фиксировать проявление должной осмотрительности при выборе контрагентов - запрашивать у них необходимые документы, проверять по доступным источникам. А также согласовывать все ключевые решения с учредителями и советом директоров.

В обоих случаях результат обвинений зависит от способности руководителя доказать свою осмотрительность и соблюдение установленных процедур. Если будет установлено, что директор действовал недобросовестно и нанес ущерб компании, ему грозит полная материальная ответственность, а в некоторых случаях - административная и уголовная.

Как избежать субсидиарной ответственности

Для защиты от субсидиарной ответственности руководителю необходимо доказать, что он действовал осмотрительно. Важно показать, что решения принимались коллегиально, и директор полагался на компетенцию ответственных сотрудников.

Чтобы подтвердить проявление должной осмотрительности, директору следует:

• Документировать все значимые управленческие решения протоколами собраний, на которых они принимались. Это докажет, что решения были коллегиальными, а не единоличными.

• Издавать распорядительные документы (приказы, распоряжения) с конкретными поручениями ответственным сотрудникам. В них нужно указывать содержание поручения, ответственное лицо и срок исполнения. Это покажет, что директор делегировал полномочия компетентным специалистам.

• Проверять контрагентов перед заключением сделок - запрашивать учредительные документы, выписки из ЕГРЮЛ, сведения о полномочиях подписантов, деловой репутации. Переписку с контрагентами нужно сохранять.

• Следить за полнотой и сохранностью бухгалтерской и иной документации. Ее отсутствие является презумпцией виновности директора. Документы нужно передавать при увольнении или банкротстве.

• Своевременно созывать собрания для обсуждения мер по преодолению финансовых трудностей. Если участники примут обоснованное решение не подавать на банкротство для восстановления платежеспособности, это будет основанием не делать этого.

• Разработать экономически обоснованный план по выходу из кризиса с конкретными мерами и сделками. Если директор разумно рассчитывал преодолеть проблемы, реализуя такой план, это освободит его от ответственности.

Документы, снимающие персональную ответственность

Определенные документы могут помочь руководителю защититься от обвинений. Это включает в себя положения по согласованию договоров и проявлению должной осмотрительности при выборе контрагентов.

Положение по согласованию договоров

Этот документ устанавливает порядок действий и зоны ответственности сотрудников при согласовании договоров. Наличие такого положения доказывает, что над любым договором работает коллектив ключевых сотрудников:

• Менеджеры инициируют договор и определяют предварительного контрагента

• Юрист вносит правки в проект договора и проверяет его на соответствие законодательству

• Бухгалтер проверяет учет операций по договору и их налоговые последствия

• Ответственный руководитель согласовывает окончательного контрагента и условия договора

• Директор или иное уполномоченное лицо подписывает согласованный договор

Такое распределение ролей показывает, что директор не единолично принимает решения, а опирается на компетенцию профильных специалистов.

Положение по проявлению должной осмотрительности

Этот документ устанавливает порядок отбора и проверки контрагентов. Он закрепляет ответственность за сбор информации о контрагенте за определенными сотрудниками:

• Сбор учредительных и регистрационных документов контрагента

• Проверка полномочий лиц, подписывающих договор со стороны контрагента

• Анализ деловой репутации, опыта работы и финансового состояния контрагента

• Оценка обоснованности цены договора и наличия у контрагента ресурсов для его исполнения

• Текущий мониторинг добросовестности контрагента в ходе исполнения договора

Соблюдение этих процедур подтверждает проявление должной осмотрительности при выборе контрагентов и помогает избежать обвинений в фиктивности сделок.

Преимущества наличия документов

Наличие в компании указанных документов является важным аргументом перед контролирующими органами. Это позволяет нивелировать вопросы относительно ответственности за выбор контрагента и заключение договоров.

Регламент по согласованию договоров и Положение по проявлению должной осмотрительности демонстрируют, что решения о сделках принимаются коллегиально, с участием профильных специалистов. Директор при этом опирается на их компетенцию и не действует единолично.

Запрос и хранение документов о контрагентах (учредительных, регистрационных, о полномочиях подписантов, деловой репутации) подтверждает проявление должной осмотрительности при их выборе. Чем больше документов запрошено - тем выше вероятность, что суд это учтет. И наоборот - отсутствие запрошенных документов почти гарантированно будет истолковано как недостаток осмотрительности.

Документальное обоснование выбора контрагентов, оценка их надежности и возможности исполнить обязательства также являются весомыми аргументами. Они доказывают, что контрагенты выбирались не случайно, а по деловым критериям.

Регламент проверки контрагентов, утвержденный в компании - серьезное подтверждение должной осмотрительности. Он закрепляет порядок проверки и критерии оценки благонадежности потенциальных партнеров.

Таким образом, совокупность внутренних документов, фиксирующих процедуры согласования сделок, проверки и выбора контрагентов, является надежным щитом от претензий контролирующих органов. Она объективно подтверждает добросовестность и разумность действий руководства компании.

Коллегиальный процесс принятия решений

Самое главное в этих документах – установленные процедуры, которые делают процесс принятия решения коллегиальным. Это снимает персональную ответственность с одного лица, включая руководителя.

Коллегиальные процессы организации решений обычно предусматривают следующие этапы:

• Договорное установление правил и областей ответственности участников

• Определение состава коллегиального органа, принимающего решение (совета, правления, комитета)

• Обеспечение участников полной и достоверной информацией по вопросу

• Проведение голосования для выявления индивидуальных предпочтений

• Предварительная обработка и согласование индивидуальных мнений

• Коллегиальное обсуждение вариантов для выработки общей позиции

• Утверждение принятого коллегиального решения

Основными механизмами коллегиального принятия решений являются голосование, четкое распределение ролей и зон ответственности между участниками, а также согласование их индивидуальных предпочтений.

Применение этих коллегиальных процедур и механизмов позволяет существенно снизить персональную ответственность директора. 

Ведь фактически решения принимаются не единолично, а группой компетентных сотрудников компании в рамках своих полномочий. Главное - документально закрепить эти процедуры и неукоснительно их соблюдать на практике.

Заключение

Налоговые органы и учредители компаний могут предъявлять претензии к директорам, если считают, что те применяли незаконные схемы налоговой оптимизации или заключали невыгодные сделки. Чтобы избежать субсидиарной ответственности, руководителям важно доказать, что они действовали добросовестно и разумно в интересах компании.

Ключевыми документами, помогающими директорам защититься от претензий, являются:

• Положение по согласованию договоров, устанавливающее порядок действий и зоны ответственности сотрудников при согласовании сделок

• Положение по проявлению должной осмотрительности, закрепляющее процедуры отбора и проверки контрагентов

Наличие этих документов демонстрирует контролирующим органам, что решения в компании принимаются коллегиально, с участием профильных специалистов. Директор при этом опирается на их компетенцию и не действует единолично. Запрос и хранение документов о контрагентах подтверждает проявление должной осмотрительности при их выборе.

Самое главное преимущество этих документов – установленные в них коллегиальные процедуры принятия решений. Они предусматривают четкое распределение ролей между участниками, их обеспечение полной информацией, голосование, согласование мнений и коллегиальное обсуждение вариантов. Это позволяет существенно снизить персональную ответственность директора.

Таким образом, грамотное документальное обоснование порядка согласования сделок, проверки контрагентов и коллегиального принятия решений является надежной защитой руководителей от претензий со стороны налоговых органов и учредителей. Главное - неукоснительно соблюдать установленные процедуры на практике.

Часто задаваемые вопросы

Какие документы помогут защититься от претензий ФНС?

Положение по согласованию договоров и положение по проявлению должной осмотрительности при выборе контрагентов.

Как доказать осмотрительность в выборе контрагентов?

Следует иметь документированные процедуры отбора и проверки контрагентов, закрепленные за ответственными сотрудниками.

Что делать, если предъявлены претензии ФНС?

Необходимо предоставить доказательства коллегиального принятия решений и наличие установленных процедур в компании.

Как избежать субсидиарной ответственности?

Действовать осмотрительно, полагаться на компетенцию сотрудников и документировать все процедуры.

Если у вас остались вопросы по данной теме либо необходима помощь в подготовке документов, задавайте их в комментариях или обращайтесь за консультацией.